為方便清關，本報關單宜以英文或原寄地及目的地接受的語文填寫所有適用的欄位。如欄位未能填寫全部申報內容，投寄人應填寫報關單CN23 (Pos 401C)。郵包正面必須寫上寄件人的全名和地址。
如屬商業郵件，請填報附有(*)號的欄位(即E及F)，並把發貨單附於郵包外，以便海關處理。
A. 請在適當的方格內劃上"✔"號。剔選投寄出口郵包的理由（“禮品（非商業）”不可用作投寄出口商業郵件的理由。）郵件如與寄件人和收件人之間某項財務交易相關，便會被視為具有商業性質。“商業銷售貨物”僅適用於由一個企業投寄給另一個企業的貨物(B2B)。“電子商貿貨物”僅適用於因線上(B2C)交易而投寄的貨物。
B. 提供每類物品的詳情（“衣物”等概括描述恕不接受）、數量及計算單位，例如：兩件男裝棉質恤衫。
C. & D. 填寫每類（每項）物品的總重量及總價值，並注明貨幣單位，如HK$即港幣。如未有注明貨物單位，填報價值將以港幣計值。
E. 貨物協制編號（8位數字）必須按照由世界海關組織訂立的貨物名稱及編號協調制度填寫。
F. “貨物原產地”指貨物的原產（例如生產/製作或裝嵌）國家/地區。
G. & H. 填寫所有物品（所有項目）的總值（註明貨幣單位）及總重量。
I. 寄件人在本報關單上簽署及註明日期後，便須為郵件負上責任。
為使寄達目的地的海關檢查時，能確知郵件內所載為何物品，投寄人須將報關單全部填妥，力求齊全、正確及清楚，否則可能引致延誤及對收件人造成不便。此外，任何不盡不實或欠明確的申報將可能導致郵件被沒收。
投寄人應查明出入口規例（違禁品、包裝方法等）及寄達目的地所需的證件（例如產地來源證、衛生證明書、發貨單等），如有則連同此報關單一併付檢。
內載物品切不可籠統填上總稱（例如只填上「食品」、「樣本」、「零件」等）。
寄件人在報關單上簽署是保證所投寄的郵件並無裝載任何國際郵政規例所禁寄的危險物品，包括爆炸性物品、易燃物品、腐蝕物品、氧化物品、有毒物品、有害物品或其他危害物品等。
寄件人必須留意目的地海關的最新報關文件規定和清關程序。目的地海關可在當地法律視為合法的情況下對投寄物品作出扣查及／或徵收關稅，寄件人／收件人有責任提供一切所需文件，以作投寄物品清關之用，或在有需要時自行安排清關代理人服務。目的地海關不會知會郵政機關（即香港郵政）有關投寄物品的清關資料。