為方便清關，本報關單宜以英文或原寄地及目的地接受的語文填寫，並盡可能提供進口商/收件人電話號碼及電郵地址。CN22 (Pos 401G) 及 CN23 (Pos 401C) 均為海關申報表，具有相同用途。寄件人可根據郵件需要，選擇使用 CN22 (Pos 401G) 或 CN23 (Pos 401C)。
目的地海關須清楚知道郵件的內載物品才可為郵件清關。因此，報關單內各項必須填寫清楚，正確無誤，否則可能令目的地海關在檢查郵件時造成延誤，對收件人構成不便。此外，如申報內容虛假、有誤導成分或不完全，郵件可能會被海關充公或作出罰款的懲處。
投寄物品或有可能屬於禁寄物品，寄件人有責任查明有關進口及出口限制（包括禁寄物品、檢疫限制及藥物限制等）；如有需要，亦須查明目的地所需的文件（例如：商業發票、產地來源證、衛生證明書、牌照或受檢疫限制物品（如植物、動物或食品等）的認可證）。
郵件如與寄件人和收件人之間某項財務交易相關，便會被視為具有商業性質。
A. 填上寄件人/公司的全名、詳細地址及海關檔號（如適用）
B. 填上收件人/公司的全名及詳細地址，包括目的地名稱。
C. 請填上進口商/收件人檔號（稅號/增值稅號/進口商代號（如有）。
D. 填上進口商/收件人傳真/電話/電郵（如知悉）。
E. 詳細描述郵件內每類物品，例如："男裝棉質恤衫"，切不可籠統填上物品的總稱，如"零件"、"樣本"、"食品"等。
F. 填上每類物品的數量以及計算單位。
G. 及H. 填上每類物品的淨重（以公斤計算），填上郵件連包裝的總重量（以公斤計算），該重量應與計算郵費時的重量相符。
I. 及J. 填上每類（每項）物品的總值和所有物品（所有項目）的總值，並在這兩舍欄位上註明貨幣單位（如 HK$ 即港幣）。如未有註明幣值，填報價值將以港幣計值。
K. 及L. 貨物協制編號（8位數字）必須按照由世界海關組織訂立的貨物名稱及編號協調制度填寫。"貨物原產地"指貨物的原產地（例如生產／製作或裝嵌）國家／地區。投寄商業郵件的人士應提供上述資料，以便目的地的海關處理郵件。
M. 填上已繳付郵政機關的郵費，並另外註明其他費用，例如保險費等。
N. 在適當的方格內劃上"✓"號，以說明物品類別。（"禮品（非商業）"不可用作投寄出口商業郵件的理由。）"商業銷售貨物"僅適用於由一個企業投寄給另一個企業的貨物（B2B）。"電子商貿貨物"僅適用於因線上（B2C）交易而投寄的貨物。
O. 提供須接受檢疫（如植物、動物、食品等）、衛生檢查或其他限制的物品的詳情。
P. 及Q. 及R. 如郵件須附連牌照或證書，應在適當方格內劃上"✓"號並註明編號。所有商業貨物必須附上發貨單。
S. 毋須填寫。
T. 本報關單一經簽署及註明日期，寄件人便須為郵件負上責任。內載物品切不可籠統填上總稱（例如只填上「食品」、「樣本」、「零件」等）。
寄件人在報關單上簽署是保證所投寄的郵件並無裝載任何國際郵政規例所禁寄的危險物品，包括爆炸性物品、易燃物品、腐蝕物品、氧化物品、有毒物品、有害物品或其他危害物品等。
寄件人必須留意目的地海關的最新報關文件規定和清關程序。目的地海關可在當地法律視為合法的情況下對投寄物品作出扣查及／或徵收關稅，寄件人／收件人有責任提供一切所需文件，以作投寄物品清關之用，或在有需要時自行安排清關代理人服務。目的地海關不會知會郵政機關（即香港郵政）有關投寄物品的清關資料。